電子文書管理システムSFS:大手金融機関6社、大手法律事務所3社が導入。その理由がここにある。使いやすさ・大量文書・長期保管対応・充実した導入サービス    
文書管理>SFSキーマンズネット掲載

  ※株式会社リクルート キーマンズネットに2010年05月26日に掲載された記事より転載
     掲載されておりますサービス内容、料金などは、掲載日または更新日時点のものです。



電子文書管理システム SFS(Security Filing System)


立山システム研究所

Keyレポ

  • 基本情報
  • 電子文書管理システム
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  • 電子文書管理システム

電子文書管理システム SFS(Security Filing System)


企業規模 企業規模問わず
オススメ
ユーザ
●現在使用中の文書管理システムに問題があり、リプレースを検討中の企業
●文書管理システムの導入に失敗したくない企業
製品形態 ソフトウェア
製品概要 使いやすさ/大量文書への対応力/低コストでの長期利用を実現する文書管理システム。貴社での実際の運用を見据えた初期設定、各種サポートが“使えるシステム”を実現。
価格情報 SFSサーバライセンス:120万円
SFSクライアントライセンス:8000円
(共に税別)
サポート
エリア
全国


導入前に成否が決まる?文書管理システム選定のポイントとは


 近年、ファイルサーバによる企業内情報の保存・管理を、文書管理システムへ移行しようとする企業が増えている。その大きな理由は、『ファイルサーバは情報が溜まるだけで管理できない』『検索性が悪く、情報の共有・活用がうまくできない』『情報漏洩のリスクが高く、内部統制の強化が困難』といったところだ。
 文書管理システムは、これらの問題を解決する機能を備えている。しかし、すべての文書管理システムが、業務効率の向上、情報活用、内部統制といった導入効果をもたらすわけではない。 システムによっては、期待していた効果を生まず、『この導入は失敗だった』という結果に終わることもあり得る

 では、どんな点に注意すれば、文書管理システムの導入に成功するのか?

●一般の社員でも簡単に使えるシステムか?
多くの一般社員が利用する以上、操作に特別な知識が必要では、利用されないシステムになってしまう。その結果、情報はPCやサーバに散在。管理ができず、情報漏洩のリスクが高まってしまう。

●増え続ける一方の情報量に対応できるシステムか?
増え続ける情報に対し、優れた検索性を維持できるかも重要なポイント。情報量が増えると検索スピードが低下するなど論外。また、情報の増加に合わせデータベース(DB)の増設が必要となるシステムでは、多くのコストが必要となってしまう。

●システムを利用する社員や業務内容を考慮したシステムとなっているか?
どんなシステムも、業務内容を考慮しないまま導入すると、多くの問題が発生する。どんな文書が存在し、どう管理すべきか?文書管理に関するノウハウと運用を考慮した設定やサポートを提供してくれるベンダ抜きに、文書管理システムを100%活用することは難しい。



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特長


SFSとは?

企業内文書の「管理」と「活用」を両立する文書管理システム


 立山システム研究所の「SFS」は、操作性と費用対効果の点で非常に優れた文書管理システムである。特別な知識がなくても、文書の登録や検索・編集が行える 容易な操作性 、アクセス制御や操作ログ管理といった セキュリティ機能 、大量文書の長期保存に対応する スケーラビリティ などを兼ね備え、貴社が文書管理システムに期待する導入効果を、高次元で実現。導入、運用時の負荷は極めて少なく、電子文書はもとより、紙文書の電子化の保存・活用にも対応しており、 金融、製造、法律事務所など約7500ユーザクライアントへの導入実績 を誇っている。

 では、その代表的な機能をいくつか、以下で簡単に紹介しよう。





使いやすさ

WordやExcelライクな操作で使いこなせる容易な操作性


 文書管理システム導入の成否を握るカギの1つ、操作性の点において、「SFS」は導入企業より高い評価を得ている。WordやExcelを使用したことのある人であれば、簡単に使いこなせる分かりやすいインターフェース。文書ファイルの登録は、ドラッグ&ドロップ操作で完了する。以下が、そのほかの“使える機能”だ。

■ファイルサーバ並みの使い勝手の良さ【オンライン編集】
「SFS」に保存されたデータの中から、必要な文書を検索・発見したら、ダブルクリックでファイルを開き、編集が行える。

■“うっかり上書き”のミスも防げる【自動バージョン管理】
「SFS」の中の文書ファイルに修正や加筆を行い、保存する際、うっかり上書き保存したとしても、自動的に編集前の文書を別ファイルとして保存し、履歴管理を行う機能を備えている。この操作をはじめとする、ユーザの操作ログは自動で保存され、履歴管理することもできる。





アクセス権限

ユーザごとのファイル/フォルダへのアクションを容易に設定


 文書管理システムで情報を一元管理する際、セキュリティ対策、様々な文書ファイルへのアクセス制限は必須となる。このアクセス管理においても、「SFS」なら簡単な操作できめ細かなアクセス権限を設定できる。

アクセス権限は以下の4つに分類でき、それぞれの権限を「SFS」が判別し、ユーザへの開示を行う。
●アプリ編集モード
文書ファイルを編集可能な状態で閲覧可能。編集後は、自動バージョン管理の機能により、版管理され、保存。
●アプリ閲覧モード
文書ファイルの閲覧のみ可能。編集結果は「SFS」に反映、保存されない。
●PDF閲覧モード
「SFS」内で生成されたPDFの閲覧のみ可能。
●専用ビューワモード
名前を付けて保存/印刷/Print Screenを許可せず、文書の閲覧のみ可能なモード。

なお、アクセス権限をもたないユーザには該当のファイル/フォルダは非表示となる。





専用DB

コンテンツ管理専用DBにより、大量文書への高い対応力を実現


 多くの一般的な文書管理システムは、データベースであるRDBに様々なコンテンツを保存する手法をとっている。これでは、コンテンツの量が大量になってくると、データベースが肥大化。検索スピードは著しく低下し、その解決のため、新たなデータベースを増設せざるを得ないことになる。
 しかし、「SFS」は、 属性情報とコンテンツを分散管理 している。非常に容量の少ない属性情報だけを対象に、検索を行うため、 情報量が増えても、検索スピードへの影響は極めて少ない
 こうした大量文書への対応力により、頻繁な拡張を行わず、 長期にわたって利用できるシステム=TCOに優れたシステム の実現が可能となる。





導入サポート

7年間の実績・ノウハウで、長期間使えるシステムを提供


 文書管理システムを100%活用するには、導入前の準備が重要である。
「どの文書を登録するか」「保管ルールは」「ユーザのアクセス権限をどう分ける」 …などについて、様々な部署の業務内容の調査、ヒアリングを元に検討・決定しなければ、運用時、様々な問題が発生するからだ。
 こうした重要な事前の準備には、その道のエキスパートは欠かせない。その観点で言えば、立山システム研究所は、約7年前より、日本IBMとともに文書管理システムの開発に取り組んできた実績をもち、ユーザ企業が問題なく使え、文書管理の目標を実現できるシステムの提供を第一に考えている、誠実な企業だ。 システムの設定、フォルダ構成、アクセス権の設定などもサポートスタッフが実施 してくれる。



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導入事例


導入事例 1

既存の文書管理システムの更新費よりも低コストでリプレース


■導入前の課題
サービス業を展開するA社では、ある文書管理システムを導入したものの、操作性の悪さやベンダの対応が今ひとつといった課題を抱えていた。そして更新の時期を迎え、その高額なコストの見直しと前述の課題解決のため、文書管理システムのリプレースを決定。商品の選定を行った。

■SFS採用のポイント
いくつかの文書管理システムを比較検討したA社が、導入を決定したのが「SFS」。ファイルサーバ並みの容易な操作性、ネットワークを含めた充実のトータルサポート、既存システムの更新よりも安価な価格、これらが「SFS」選定のポイントである。

■SFS導入による効果
「SFS」は操作性が良く、完成文書だけでなく、作成途中の文書も管理でき、セキュリティの強化が図られた。また、VPN網の構築により、外出先でも文書の操作ができ、情報連携や共有性が更に向上。今後は、「SFS」のワークフロー機能を利用した業務効率の更なる向上に取り組んでいく。





導入事例 2

ISO文書の管理を責任者と一般社員で行うことで、管理負荷を分散


■導入前の課題
製造業のB社では、ISO文書をファイルサーバや紙文書で管理していた。しかし、日々の運用やISOの審査時、多くの負荷がISO責任者にかかるため、文書管理システムの導入を決定した。

■SFS選定のポイント
ドラッグ&ドロップ登録やオンライン編集といったファイルサーバ並みの「操作の容易さ」。自動バージョン管理、自動操作ログ管理、申請・承認管理などの「履歴管理の充実」。スキャン連携機能などによる「紙文書との親和性の高さ」。こうした機能が高く評価され、B社への「SFS」の導入が決定した。

■SFS導入による効果
日々の業務におけるISO文書の管理を、ISO責任者だけでなく、一般社員も行うことで業務負担を分散させ、ISO管理ルールの徹底が図れた。更に、ファイルサーバ内の機密性の高い文書の管理ができるようになり、セキュリティを強化。今後は、分散している文書を一元管理し、文書管理のルール徹底を進めていく。




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スペック

製品名 電子文書管理システム SFS
メーカー 立山システム研究所
クライアント側OS Microsoft Windows 7 Professional(32bit)
Microsoft Windows Vista Business(32bit)
Windows XP Professional(32bit)
Microsoft Windows 2000
クライアント側対応プロセッサ Pentium III 1GHz相当以上
クライアント側必要メモリ容量 512MB以上
クライアント側必要ディスク容量 -
クライアント側その他動作環境 .NET Framework:2.0以上
ブラウザ:Microsoft Internet Explorer 7.0 以上
サーバ側OS Microsoft Windows Server 2008(32bit/64bit)
Microsoft Windows Server 2003(32bit/64bit)
サーバ側対応プロセッサ Xeon デュアルコア2.0GHz相当以上
サーバ側必要メモリ容量 4GB以上
サーバ側必要ディスク容量 -
サーバ側その他動作環境 データベース:IBM DB2
※「SFS2010 for CM」の場合のみ、IBM Content Managerが別途必要
Webアプリケーションサーバ:IBM WebSphere Application Server
その他特記事項 ※サーバ側OSについて、他のOSをご希望の場合はご相談下さい。
製品サイトURL: http://www.tateyama.jp/product/sfs/index.html


価格情報


SFSサーバライセンス:120万円
SFSクライアントライセンス:8000円
(共に税別)


補足説明
SFSオプションは選択可能です。
SFS初年度製品保守サービスは別途です。

サポートエリア


全国


補足説明

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製品・サービスの取扱い企業


株式会社立山システム研究所
東京支社
住所:〒101-0044 東京都千代田区鍛冶町1-8-3 神田91ビル6F
TEL:03-5256-0727
e-mail: sfsinfo@tateyama.jp
URL: http://www.tateyama.jp/


掲載企業


株式会社立山システム研究所
部署名:本社
住所:〒930-0004 富山県富山市桜橋通り13-1
TEL:076-433-5698
URL: http://www.tateyama.jp/

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※IBM、DB2は、IBM Corporationの米国およびその他の国における商標です。
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