電子文書管理システムSFS:大手金融機関6社、大手法律事務所3社が導入。その理由がここにある。使いやすさ・大量文書・長期保管対応・充実した導入サービス
電子文書管理システム:導入事例・実績
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■日本アイ・ビー・エム株式会社 第四銀行様アウトソーシング・プロジェクト
  
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オフィススペースの有効活用とともに
サイト間の情報連携のスピードアップを実現するため
文書管理システムを導入。
 
第四銀行様では、2000年4月より情報システムの運用および開発保守業務全般を日本アイ・ビー・エム株式会社へアウトソーシングしている。
当アウトソ-シング・プロジェクトにおいては、要員の増加に伴うオフィススペースの拡張が長年にわたる懸案となっていたが、今回、2007年12月に、IBM DB2® Content Managerをベースとした「電子文書管理システムSFS」を導入することで、大量に紙保管されていた二次・三次オンライン開発当時のシステム開発文書を電子化しオフィススペース拡張を実現すると共に、新たに作成された電子文書の保管と合わせ、効率的な情報共有を実現している。




お客様情報
 
株式会社第四銀行
新潟市中央区東堀前通七番町1071番地1
企業概要:
新潟県のリーディングバンクとして、県内に強固な経営基盤を持つ。中期計画「だいしAAAAプラン」の実現を目標に更なる発展を目指す、日本に現存する最も歴史のある銀行です。


日本アイ・ビー・エム株式会社
第四銀行様アウトソーシング・プロジェクトを担当。

お客様ニーズ

ワークスペースの確保とセキュリティの向上による情報共有基盤の構築。

第四銀行システム部
部長 樋口和道氏
第四銀行様アウトソーシングプロジェクトが文書管理システムを導入するきっかけとなったのは、手狭になったオフィス拡張の検討でした。
アウトソーシング・プロジェクトを実施していく中で、要員数増加に伴い作業スペースの追加確保を第四銀行様システム部へ依頼しました。
 「プロジェクト側の要請を受けて第四銀行システム部では、他ビルへの移転、追加オフィススペースの確保などいくつかの検討を重ねましたが、オフィス賃貸料などの問題があり、コストを最小限に押さえるには、現オフィススペース内のドキュメントを電子化し、その部分をオフィススペース化することが最善であるとの結論に至りました」
システム部の樋口部長はセキュリティの確保など必要な要件を高度に満たしたソリューションが必要であるとの認識から、アウトソーシング・プロジェクト側へ電子文書管理システムの選定および提案を依頼されました。

導入効果

ワークスペースの確保はもちろん複数サイトでの迅速な情報連携が可能に。
 「紙で保管していたシステム開発関連のドキュメントが4段キャビネット約120個に及んでおり、ワークスペースを圧縮していました。ドキュメントを電子化し保管スペースをワークスペース化する事がコストも最小限でありスペースを確保する最適の方法であるとの結論に至りました。

いくつかのソリューションを比較し、導入の容易性と大規模プロジェクトの実績を評価し、電子文書管理システムSFS (以下SFS)の提案をシステム部様に行ないました」と語るのは、IBMOSプロジェクト責任者の清水勉氏です。

大量の紙文書の電子化は、プロジェクトオンサイトにて計画的に行う事で、情報漏洩のリスクを抑えると共にコストの低減も実現することができました。

また今回のSFS導入によって、第四銀行システム部や電算センターなど複数サイトからドキュメントの閲覧を可能にする情報共有の基盤が構築されると共に、ワークフロー機能を使うことでシステム仕様などの承認・決裁スピードが向上するなど利便性の向上が図られています。

紙文書以外にも電子文書が保管・管理されていますが、システムは安定して稼働を続けており、システム管理の負担もほとんど要していません。

ソリューション

操作の容易さと大規模プロジェクトの実績でSFSを選択。

日本アイ・ビー・エム(株)
OSプロジェクト
清水 勉氏
OSプロジェクトSE
ICS社 渡邊 大悟氏
アウトソーシングプロジェクトが「SFS」を選んだ理由は、操作性とその信頼性でした。「SFS」は、クライアント側には .NETFrameworkを活用して高い操作性を実現。導入教育の負担を軽減し早期の運用立上を可能にしています。
製品の基盤には、信頼性、将来性、パフォーマンスに優れたIBM DB2Content Managerをコンテンツ管理のエンジンに採用し、柔軟なカスタマイズにも対応したソリューションとなっています。
また、ハードウェア関係には、
「IBM System x346(サーバー)、IBM System Storage DS4300(ストレージ)、IBM Total Storage 3581テープオートローダー(テープ装置)を採用。
Web サーバーには、WebSphere ®Application Server、ストレージ管理にはTivoli®Storage Managerを採用し、信頼性の高いインフラを構築しています」
(OSプロジェクトSE渡邊氏)

製品の選定に関して第四銀行システム部様では、「電子文書管理システムは一度導入すると簡単に変更することはできない。長く使用するためには信頼性の確認が必要であるが、SFSには大規模なプロジェクトの導入実績がある」
また「操作性は大変重要である。システムの性格上多くのユーザーが使用することになるが、操作教育にかかる負担が軽減できる。SFSには10,000以上のユーザーに使用されている実績がある」などの評価をされました。
「システム開発に関わる全てのエンジニアが電子文書管理システムを利用しています。紙ファイルではできなかった複数サイトからのシステム開発文書へのアクセスをセキュアに行う事ができるようになりました。また、繁雑だった紙ファイルの管理が減り、業務効率の向上も同時に実現することができました」
(清水氏)

電子文書管理システムを導入する際、紙文書の電子化が負担となります。低コストで紙文書を電子化することが重要な課題でしたが、外部業者への一括発注を行わず、派遣社員を専任化し、プロジェクトオンサイトにて計画的に行う事でトータルコストを低く抑える事ができました。電子化作業は、約15ヵ月をかけて行われ2009年3月に全て完了することができました。
120個もあったキャビネットは撤去され、あらたに20席のワークスペースが確保されました。

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清水氏は次のように語ります。「当初紙ベースの仕様書をなくす事に対して、その費用対効果を疑問視する声もありましたが、システム部様と連携し、SFSを利用することで、セキュリティおよびユーザー利便性の観点で当初目標を達成する事ができました。」
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※IBM、DB2、Websphere、およびSystem xは、International Business Machine Corporationの米国およびその他の国における商標です。
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