文書管理

第四銀行様アウトソーシングプロジェクトが文書管理システムを導入するきっかけとなったのは、手狭になったオフィス拡張の検討でした。

アウトソーシング・プロジェクトを実施していく中で、要員数増加に伴い作業スペースの追加確保を第四銀行様システム部へ依頼しました。

　「プロジェクト側の要請を受けて第四銀行システム部では、他ビルへの移転、追加オフィススペースの確保などいくつかの検討を重ねましたが、オフィス賃貸料などの問題があり、コストを最小限に押さえるには、現オフィススペース内のドキュメントを電子化し、その部分をオフィススペース化することが最善であるとの結論に至りました」

システム部の樋口部長はセキュリティの確保など必要な要件を高度に満たしたソリューションが必要であるとの認識から、アウトソーシング・プロジェクト側へ電子文書管理システムの選定および提案を依頼されました。

　「紙で保管していたシステム開発関連のドキュメントが4段キャビネット約120個に及んでおり、ワークスペースを圧縮していました。ドキュメントを電子化し保管スペースをワークスペース化する事がコストも最小限でありスペースを確保する最適の方法であるとの結論に至りました。

いくつかのソリューションを比較し、導入の容易性と大規模プロジェクトの実績を評価し、電子文書管理システムSFS （以下SFS）の提案をシステム部様に行ないました」と語るのは、IBMOSプロジェクト責任者の清水勉氏です。

大量の紙文書の電子化は、プロジェクトオンサイトにて計画的に行う事で、情報漏洩のリスクを抑えると共にコストの低減も実現することができました。

また今回のSFS導入によって、第四銀行システム部や電算センターなど複数サイトからドキュメントの閲覧を可能にする情報共有の基盤が構築されると共に、ワークフロー機能を使うことでシステム仕様などの承認・決裁スピードが向上するなど利便性の向上が図られています。

紙文書以外にも電子文書が保管・管理されていますが、システムは安定して稼働を続けており、システム管理の負担もほとんど要していません。