電子文書管理システムSFS:大手金融機関6社、大手法律事務所3社が導入。その理由がここにある。使いやすさ・大量文書・長期保管対応・充実した導入サービス
電子文書管理システム:導入事例・実績
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■日本高周波鋼業株式会社
  
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製造技術文書は企業の宝。
大切な情報を安全かつ効率的に継承するため文書管理システムを導入。
日本高周波鋼業 富山製造所は日本高周波グループの中核を担う特殊鉄鋼事業を行う「心臓部」であり、
高度な技術が蓄積された文書や情報を安全・確実に保管・共有することが重要な課題となっていました。
2007年6月に、IBM DB2® Content Managerをベースとした「電子文書管理システムSFS」
(開発元:株式会社立山システム研究所)を導入。
紙や個人端末など、いたるところに散在していた紙文書、電子文書を一元管理することで、知財情報の安全な
保管とともに有効活用が可能となり、技能継承やスタッフ業務の効率化に大きな成果を上げています。

(富山製造所全景)
お客様情報
 
日本高周波グループ
日本高周波鋼業株式会社
富山製造所
富山県射水市八幡町3-10-15
企業概要:
日本高周波グループは神戸製鋼のグループ会社として、高品質な高級特殊鋼を中心に、ダクタイル鋳鉄、金型・工具製品などを製造しています。
富山製造所では日本高周波グループの中心的な事業である特殊鋼事業を行っており、高度な生産技術と厳しい品質管理のもとトップクラスの高級特殊鋼・特殊合金を製造しています。

導入効果

紙文書の保管スペースを削減。
知財共有で技能継承と業務効率向上。
情報消失、漏洩リスク削減。

日本高周波鋼業
業務部システム管理室
室長 立亀弘氏
SFSの導入により、大量の紙文書を電子化し書類保管スペース/コストの大幅な削減を図ることができました。 またQRコードとOCRを利用することにより、スキャンするだけで検索に必要な情報が文書イメージとともに登録されるので、膨大な紙文書の電子化を高速に行うことができました。 
「OCRした結果を全文検索できることで文書の検索性が非常に向上しました。」とシステム管理室の立亀室長は語ります。知財の共有化により技能継承とともに業務効率がアップし、年間約7000時間の工数が削減できました。
また、フラッシュコピーによる高速バックアップ、情報へのアクセス制限機能、証跡管理機能等は、システム管理部門の運用負荷を増やすことなく、情報消失や情報漏洩などのリスク対策に効果を上げています。

お客様ニーズ

散在する資料や情報の有効活用。
内部統制やコンプライアンスを見据えた情報セキュリティ基盤の構築。
文書管理システム導入のきっかけは、事務所移転に伴い書類保管のスペースが1/3になり保管の現状を見直すことが必要になった事でした。

見直しの中で、
「膨大な紙文書(検査カード、ミルシート、製造仕様書等)は電子化し、それらを迅速に検索する必要がある」
「散在している紙文書や個人端末に保管された情報を有効活用する必要がある」
といった課題とともに、
「いつ誰が情報を持ち出しても分らない」「紙文書を含めデータバックアップが容易に取れず情報消失の危険性がある」という重要な問題がクローズアップされました。

検討の結果、
 「1.大量の紙文書の高速な電子化」
 「2.文書の迅速な検索」
 「3.文書情報の消失、漏洩のリスク対策」
が可能であり、情報の有効活用に加え、内部統制、コンプライアンス対策にも利用できる情報セキュリティ基盤となるシステムの導入が必要であるとの結論に達しました。

ソリューション

紙文書の登録の容易さと操作性の高さで「SFS」を選択。
日本高周波鋼業
業務部システム管理室
島倉昌之氏
 
日本高周波鋼業が「SFS」を選んだ理由は、紙文書の登録のし易さと操作性の高さでした。
「過去に導入した電子ファイリングシステムは操作性やレスポンスが悪く、普及しなかったという経緯があったので、操作性やレスポンスが良く、長く使ってもらえるシステムを採用したかった。」(立亀室長)
「SFS」は、クライアント側には.NET Frameworkを活用して高い操作性を実現。複合機との連携オプションにより、紙文書のスキャンから文書管理システムへの登録までを簡単な操作で行うことが可能です。選定に関しては、この連携オプションにより、既設の複合機にネットワークオプションを付けるだけで連携できるため、ハードコストを抑えることができることもポイントとなりました。
製品の基盤には、信頼性、将来性、パフォーマンスに優れたIBM DB2® Content Managerをコンテンツ管理のエンジンに採用し、柔軟なカスタマイズにも対応したソリューションとなっています。

また、ハードウェア関係には、IBM BladeCenter® HS21(サーバー)、IBM System x® 3650(ストレージ管理サーバー)、
IBM System Storage DS® 4700(ストレージ)、IBM System Storage™ TS3100(テープ装置)を採用。
Webサーバーには、WebSphere® Application Serverを採用し、信頼性の高いインフラを構築しています。

システムの導入は、システム管理室の協力の下、要件定義、フォルダ構成やアクセス権限セットなど具体的な管理設定の検討、導入、教育までを1ヶ月半で行うことができました。

また、SFSを業務で使用されている担当者様からは、
「高速な全文検索機能を用いることで、必要な情報をすばやく取り出せるようになり業務の効率が上がった。」
「自動版管理機能により、過去に遡って情報を取り出すのが容易になった。」(島倉昌之氏)
と、高い評価をいただいています。
島倉様は、業務サーバからの帳票出力を止め、帳票イメージをPDF生成しSFSに直接保管することで、コスト、スペース、管理工数の削減を実現した事例を論文として「第46回IBMユーザ・シンポジウム」に発表されています。

立亀室長は、次のように語ります。「当初の目標通り、全事業所へSFSを展開し製造技術文書の共有を行うことができました。社内には、ISO文書、社内規定、その他の技術文書など共有すべき重要な情報資産がまだまだあります。
これらの資産を将来に渡って安心して使えるシステムを持つことは、企業にとってとても大切なことだと思います。
今後はネットワーク等のインフラ整備を行い、SFSを全事業所からより快適に利用できる環境を整えることで、情報資産の共有、活用を推進していく予定です。」

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※IBM、DB2、Websphere、およびSystem xは、International Business Machine Corporationの米国およびその他の国における商標です。
その他の製品名および会社名は、それぞれ各社の商標 または登録商標です。