電子文書管理システムSFS:大手金融機関6社、大手法律事務所3社が導入。その理由がここにある。使いやすさ・大量文書・長期保管対応・充実した導入サービス
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情報セキュリティ強化

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ペーパレス化

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内部統制対応

内部統制体応

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SFS機能一覧



●管理機能
管理機能

フォルダ構成管理
(エクスプローラライクな)フォルダによる階層管理が可能です。
フォルダツリーの体系を維持するために、移動・削除を制限した「固定フォルダ」を作成することが可能です。
アクセス権限設定
文書/フォルダに対して、更新・参照・閲覧などを制御するアクセス権限を設定可能です。
オプションを含め、5種類のアクセス権限セット(@フルコントロール A編集 B再利用 C印刷 D閲覧)があります。
アクセス権限は、個人/組織/グループといった単位で設定可能です。
属性設定
文書/フォルダに対して、@名前 A検索キーワード B文書管理番号 C文書区分 D重要度などの属性を付けて管理可能です。
設定した属性をキーとして検索やソートが可能です。
バージョン管理(版管理)
文書を編集して上書き保存するだけで、自動的に版管理が可能です。
ドラッグ&ドロップにより、同名のファイルに上書き登録することで版管理することも可能です。
版管理された文書は、一覧にて改訂履歴を確認することができ、旧版の文書取り出しや旧版の文書を最新版に戻すことも可能です。
ステータス管理
文書の状態(編集中 or 公開)を明示的に管理できます。
アクセス権限の強弱に合わせて、「編集権限のあるユーザには、編集中文書を表示。」「閲覧権限のみのユーザには、公開文書を表示。」
文書を編集した後、ワークフローにより、回覧・承認が完了した段階で、自動的に公開文書として保管することも可能です。
監査ログ管理・検索
システム管理者は、システム全体の操作履歴を期間/操作内容/操作ユーザ/特定の文書など抽出条件を指定し検索可能です。
検索結果をCSVファイルで出力することも可能です。
組織・ユーザ管理
(Active Directory連携)
システム管理者は、ADに登録されている組織/グループ/ユーザ情報を選択し、SFSデータベースへ取り込みます。
一度取り込まれた情報に対して、AD上で更新が生じた場合は、一定の間隔で自動的にSFSデータベースに反映します。
そのため、SFS上で独自に組織/グループ/ユーザ/パスワード情報の管理が不要になります。
台帳管理
SFS上で管理されている文書を、保存期限日、文書カテゴリ(種別)などを元に検索し、検索結果をCSVファイルに出力することで、
文書管理台帳作成にご利用いただけます。
クォータ管理
フォルダ単位に登録可能な容量を設定し、配下のフォルダを含めた容量制限が可能です。
SFSユーザアカウント毎に自動的に個人フォルダを作成することができ、当該フォルダに対しても容量制限が可能です。
カスタムプロパティ★
標準の文書/フォルダ属性以外に、システム管理者は、文書のカテゴリ(種類)単位に別途拡張属性を追加可能です。
追加した拡張属性は、文書/フォルダを検索する際の検索キーとしても利用可能です 。
フォルダマネージャ設定
フォルダ属性にフォルダマネージャを設定すると、配下のフォルダに対して、フルコントロール権限が許可されます。
権限の強さは、「システム管理者」 > 「フォルダマネージャ」 > 「アクセス権限」です。
部門フォルダ等にフォルダマネージャ(情報管理者)を設定することで、より業務に即したフォルダのメンテナンスを行うことが可能です。



●一般機能
管理機能

文書/フォルダ登録
ドラッグ&ドロップにて「複数文書/フォルダ」「階層を持ったフォルダ」を登録することが可能です。既存データを移行した際も、ファイルシステム上の作成日時/更新日時/読み取り専用といったプロパティ情報を引き継ぐことにより、SFS登録後も移行前の作成日時/更新日時で文書/フォルダを検索することが可能です。
文書編集(チェックアウト/イン)
「Wクリックの操作で文書を開く」→「アプリケーションソフトで文書を編集」→「アプリケーションソフトで上書き保存し、アプリケーション終了」
この操作を行うだけで、自動的に編集前と編集後の文書を版管理することが可能です。
編集中は、排他ロックされるため他の編集権限をもつユーザは、読み取り専用で文書が閲覧可能です。
(文書を選択し、チェックアウト操作を行うことで、SFS外でのオフライン編集が可能です。チェックアウト中は、排他ロックされます。
編集完了後、チェックイン操作を行うことで、編集前と編集後の文書を版管理することが可能です。)
文書閲覧
Wクリックの操作で、アクセス権限の強弱に合わせて文書を「オリジナル形式」「PDF形式」「SFS専用ビューワ」のいずれかで閲覧することが可能です。
文書/フォルダ検索
文書/フォルダに対して、@名前 A検索キーワード B属性による検索が可能です。
文書は、全文検索(本文中文字列検索) することも可能です。
文書/フォルダエクスポート
文書/フォルダをドラッグ&ドロップにてエクスポート(ダウンロード)することが可能です。
文書/フォルダ移動・コピー

文書/フォルダをドラッグ&ドロップ、あるいは「切り取り・コピー」→「貼り付け」にて移動・コピーすることが可能です。
版管理された文書の中から最新版のみコピーすることも可能です。

文書/フォルダ削除
文書/フォルダを削除すると、ゴミ箱へ移動します。ゴミ箱内で一定期間経過後は、自動的に物理削除されます。

添付/参照機能

文書/フォルダに対して、子文書/子フォルダを設定することが可能です。
他のフォルダ内にある文書/フォルダのリンクを設定できるため、より関連性を明確にすることが可能です。
お気に入り登録
利用頻度の高い文書/フォルダをお気に入り登録することで、フォルダツリーを展開することなく目的の文書/フォルダに直接アクセスすることが可能です。
SFSリンク
文書/フォルダに対するリンク情報(リンクファイル(.sfs)またはURL)を作成することが可能です。
作成したリンク情報を起動すると、「ログイン認証」→「認証」→「許可された権限に応じて文書/フォルダの閲覧」が可能です。



●その他
その他

OCR連携(表紙対応)★
紙文書スキャニングの際に、表紙(QRシート)を用いることで、電子化した文書に、属性情報を付加してSFSに登録可能です。表紙(QRシート)毎に保管先フォルダを変えることも可能です。
OCR処理も合わせて実施するため、本文中文字列の検索も可能です。
コメント入力
文書単位にコメントを入力することが可能です。
PDF自動生成★
@PDFによる閲覧
  文書閲覧時、PDF形式で表示します。なお、PDF変換はSFSサーバで自動的に実行します。
A専用ビューワによる閲覧
  文書閲覧時、SFSの専用ビューワで表示します。専用ビューワ表示中は、「印刷」「名前を付けて保存」「PrintScreen」が制限されます。
B印刷制御
  印刷権限を設定された文書に対して、専用ビューワ上からの印刷が可能になります。印刷した際の操作ログを残すことも可能です。
アクセスリスト表示
閲覧権限以上のアクセス権限を持つユーザは、文書に対するアクセス履歴を閲覧することが可能です 。
お知らせ登録・表示
システム管理者は、システム利用者に周知したい内容をメッセージとしてログイン画面に表示させることが可能です。
保存期限設定
文書属性に保存期限日を設定することが可能です。保存期限日を条件に検索することが可能です。
読み取り専用設定
文書属性の読み取り専用を有効に設定すると、アクセス権限に関係なく文書編集、チェックアウト/チェックインが利用不可状態になります。
ワークフロー
ファイルに対して、ワークフロー設定が可能です。
最終承認後、自動的にリリースします。
承認依頼メール、承認完了メールを送信する機能を搭載することも可能です。
スキャナ機能
SFSサーバ上の共有フォルダへ複合機・スキャナからファイル転送すると、SFSへ自動登録することができます。

★オプション機能を意味します。
※SFSクライアントのみでご提供している機能もありますので、詳細はお問い合わせください。

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※IBM、DB2、WebSphere Application Serverは、IBM Corporationの米国およびその他の国における商標です。
その他の製品名および会社名は、それぞれ各社の商標 または登録商標です。