多分野の技術とノウハウでシステムの新しい形を創造する立山システム研究所のITソリューション

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電子文書管理システムSFS いつかではなく、今からはじめる


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What is SFS


文書管理システムSFSとは……文書管理システムSFSとは
社内に点在する情報資産、日々増え続ける紙文書・電子文書といった情報を管理だけなく、活用することを目的とした当社独自のパッケージシステムです

お客様の業務要件とSFSが持つ機能とが、どれだけ多く出会えるか… これが、運用成功のカギとなります。

導入に向けて、私たちの持つノウハウを生かし、お客様と丁寧にヒアリングすることにより、最大限の活用シーンを生み出すことをお約束します。


Awaiting solution


誰でも一度は経験したことのある、文書を取りまく課題

たとえば紙文書の課題

たとえば電子文書の課題


Answer


文書を取り巻く課題すべてをSFSが解決します


文書管理システム「SFS」の特長


ユーザの習熟度に依存しない高い操作性

ドラッグ&ドロップ登録、オンライン編集などファイルサーバ同様の高い操作性を実現しています。利用ユーザに優しいインターフェースは、「使われる」システムの必須要件です。
また、ユーザに負担を掛けず、バージョン管理、操作ログ管理を自動的に行うため、確実な履歴管理が可能です。

SFS画面推移


データ量やユーザ数が増加しても最適なパフォーマンスを維持するシステムデザイン

一般的な電子文書管理システムとは異なり、属性情報とコンテンツを分散管理することで、
大量文書へ対応しています。
長くシステムを利用できるため、寿命の長いシステム構築が可能になります。

SFSと他社製品比較


データ量やユーザ数が増加しても最適なパフォーマンスを維持するシステムデザイン

システムと業務のギャップを運用で埋めるのではなく、柔軟なシステム変更で対応可能です。
  • 他システム連携・機能追加
  • 管理対象帳票の追加・変更
  • 組織変更・人事異動
  • 利用ユーザ拡大
  • ディスクの増設など…


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導入実績 (抜粋)

2005年4月の個人情報保護法施行に伴い、社内文書のセキュリティ強化が求められ、
文書管理システム「SFS」は、幅広い業種で需要が増えています。
会社の情報漏洩を防ぎ、システム管理者にも使いやすいセキュリティ設定。
大手金融系4社へ導入した経験・ノウハウを活かして、開発された文書管理システム「SFS」は、各企業で活躍しております。
業種 ユーザ数 主要目的
1 某大手電子材料メーカー 2,500 文書情報のセキュリティ管理
2 某大手不動産会社 20 部門内文書情報のセキュリティ管理
3 某大手映像機器メーカー 700 文書情報のセキュリティ管理・情報共有
4 第四銀行様 160 紙文書保管
5 日本高周波鋼業株式会社様 240 紙文書保管・業務文書管理
6 某大手証券会社 50 紙文書保管・業務文書管理
7 TMI総合法律事務所様 500 現行文書管理システム移行
8 某自動車部品販売会社 100 文書情報のセキュリティ管理・情報共有
9 某商工会連合会 100 文書情報のセキュリティ管理・情報共有
10 某自動車部品メーカー 1,000 文書情報のセキュリティ管理・情報共有・ISO文書管理
11 某繊維専門商社 500 紙文書保管・業務文書管理
12 某大手食材メーカー 100 現行文書管理システム移行
13 某大手法律事務所 700 現行文書管理システム移行
14 某ISO審査機関 60 現行文書管理システム移行
15 某医療機器メーカー 550 ISO文書管理・紙文書保管
16 某非破壊検査メーカー 150 文書情報のセキュリティ管理
17 某大手金融系データセンター 650 文書情報のセキュリティ管理
18 某信用金庫 20 小切手・手形管理(スキャナ連携)
19 某インターネット系証券会社 300 現行文書管理システム移行・ワークフロー
20 某大手リース会社 2,000 現行文書管理システム移行



お問い合わせから導入までの流れ


SFS 導入までの流れ1 お問い合わせ
まずはお気軽にご相談ください。お電話(076-429-3920)とメールからのお問い合わせを承っております。
SFS 導入までの流れ2 ヒアリング
基幹システム連携や既存システムのリプレースなど、お客様のご導入の主目的を確認させていただきます。
SFS 導入までの流れ3 お打ち合わせ(ご提案・お見積)
ヒアリング内容と管理対象の情報資産を取りまとめ、SFSを活用するためのパラメータや運用イメージ、各シーンで利用する機能などをご提案させていただきます。
合わせて、カスタマイズの有無も含めたお見積を提示させていただきます。
SFS 導入までの流れ4 ご契約
お見積やお打ち合わせの内容にご了承いただけましたら、契約書を双方で取り交わさせていただきます。
SFS 導入までの流れ5 カスタマイズ・テスト導入(開発・導入準備)
ご契約内容により、SFSにカスタマイズが必要な場合は、弊社にて開発を行います。
契約時の仕様をSFSシステムに反映し、テスト導入させていただきます。
テスト導入にあたって、貴社の管理対象の実際のデータ(フォルダ/文書など)をSFSにご登録いただきます。
SFS 導入までの流れ6 試験運用、確認、修正(検収・修正)
テスト導入後、ご契約の範囲において修正が必要な部分が発生した場合は、適宜対応いたします。
SFS 導入までの流れ7 本運用開始(納品)
検収完了後、本運用を開始します。
SFS 導入までの流れ8 メンテナンス
本運用を開始されてから、半年後にご利用状況の確認に伺います。
・想定されるデータ量が保管されているか?
・システムに対する不満はないか?
・システムの利用方法がいまいち、分からない… など
お困りのことがないか、再度ヒアリングを行い、利用率アップに向けてお手伝いさせていただきます。

SFS お問い合わせ



お客様の声


【金融】 第四銀行様
日本アイ・ビー・エム株式会社 第四銀行様アウトソーシング・プロジェクト
  既存の紙文書を電子化し、120個のキャビネット撤去を実現しました

オフィススペースの有効活用とともにサイト間の情報連携のスピードアップを実現するため文書管理システムを導入

第四銀行様では、2000年4月より情報システムの運用および開発保守業務全般を日本アイ・ビー・エム株式会社へアウトソーシングしている。
®Content Managerをベースとした 電子文書管理システムSFS を導入することで、大量に紙保管されていた二次・
三次オンライン開発当時のシステム開発文書を電子化しオフィススペース拡張を実現すると共に、新たに作成された電子文書の保管と合わせ、効率的な情報共有を実現している。
第四銀行様 お客様情報
株式会社第四銀行
新潟市中央区東堀前通七番町1071番地1
企業概要: 新潟県のリーディングバンクとして、県内に強固な経営基盤を持つ。中期計画「だいしAAAAプラン」の実現を目標に更なる発展を目指す、日本に現存する最も歴史のある銀行です。
日本アイ・ビー・エム株式会社
第四銀行様アウトソーシング・プロジェクトを担当。

文書管理システムSFS お客様の声 ニーズ

ワークスペースの確保とセキュリティの向上による情報共有基盤の構築

第四銀行様アウトソーシングプロジェクトが文書管理システムを導入するきっかけとなったのは、手狭になったオフィス拡張の検討でした。 第四銀行システム部部長 樋口氏
アウトソーシング・プロジェクトを実施していく中で、要員数増加に伴い作業スペースの追加確保を第四銀行様システム部へ依頼しました。
「プロジェクト側の要請を受けて第四銀行システム部では、他ビルへの移転、追加オフィススペースの確保などいくつかの検討を重ねましたが、オフィス賃貸料などの問題があり、コストを最小限に押さえるには、現オフィススペース内のドキュメントを電子化し、その部分をオフィススペース化することが最善であるとの結論に至りました」 システム部の樋口部長はセキュリティの確保など必要な要件を高度に満たしたソリューションが必要であるとの認識から、アウトソーシング・プロジェクト側へ電子文書管理システムの選定および提案を依頼されました。

文書管理システムSFS お客様の声 導入効果

ワークスペースの確保はもちろん複数サイトでの迅速な情報連携が可能に


「紙で保管していたシステム開発関連のドキュメントが4段キャビネット約120個に及んでおり、ワークスペースを圧縮していました。ドキュメントを電子化し保管スペースをワークスペース化することがコストも最小限でありスペースを確保する最適の方法であるとの結論に至りました。
いくつかのソリューションを比較し、導入の容易性と大規模プロジェクトの実績を評価し、電子文書管理システムSFS (以下SFS)の提案をシステム部様に行ないました」と語るのは、IBMOSプロジェクト責任者の清水勉氏です。
大量の紙文書の電子化は、プロジェクトオンサイトにて計画的に行うことで、情報漏洩のリスクを抑えると共にコストの低減も実現することができました。
また今回のSFS導入によって、第四銀行システム部や電算センターなど複数サイトからドキュメントの閲覧を可能にする情報共有の基盤が構築されると共に、ワークフロー機能を使うことでシステム仕様などの承認・決裁スピードが向上するなど利便性の向上が図られています。
紙文書以外にも電子文書が保管・管理されていますが、システムは安定して稼働を続けており、システム管理の負担もほとんど要していません。

第四銀行様 SFS導入効果



【製造】 日本高周波鋼業株式会社様
 
  様々な文書を一元管理して、業務効率が向上し、年間約7,000時間の作業工数削減に成功しました

製造技術文書は企業の宝。大切な情報を安全かつ効率的に継承するため文書管理システムを導入。

日本高周波鋼業 富山製造所は日本高周波グループの中核を担う特殊鉄鋼事業を行う「心臓部」であり、
高度な技術が蓄積された文書や情報を安全・確実に保管・共有することが重要な課題となっていました。
2007年6月に、IBM DB2®Content Managerをベースとした「電子文書管理システムSFS」を導入。
紙や個人端末など、いたるところに散在していた紙文書、電子文書を一元管理することで、知財情報の安全な
保管とともに有効活用が可能となり、技能継承やスタッフ業務の効率化に大きな成果を上げています。
お客様情報
日本高周波グループ日本高周波鋼業株式会社様
日本高周波鋼業株式会社
富山製造所
富山県射水市八幡町3-10-15
企業概要:日本高周波グループは神戸製鋼のグループ会社として、高品質な高級特殊鋼を中心に、ダクタイル鋳鉄、金型・工具製品などを製造しています。 富山製造所では日本高周波グループの中心的な事業である特殊鋼事業を行っており、高度な生産技術と厳しい品質管理のもとトップクラスの高級特殊鋼・特殊合金を製造しています。

文書管理システムSFS お客様の声 ニーズ


散在する資料や情報の有効活用
内部統制やコンプライアンスを見据えた情報セキュリティ基盤の構築


文書管理システム導入のきっかけは、事務所移転に伴い書類保管のスペースが1/3になり保管の現状を見直すことが必要になったことでした。日本高周波鋼業

見直しの中で、
「膨大な紙文書(検査カード、ミルシート、製造仕様書等)は電子化し、それらを迅速に検索する必要がある」
「散在している紙文書や個人端末に保管された情報を有効活用する必要がある」
といった課題とともに、
「いつ誰が情報を持ち出しても分らない」「紙文書を含めデータバックアップが容易に取れず情報消失の危険性がある」という重要な問題がクローズアップされました。

検討の結果、
 「1.大量の紙文書の高速な電子化」
 「2.文書の迅速な検索」
 「3.文書情報の消失、漏洩のリスク対策」
が可能であり、情報の有効活用に加え、内部統制、コンプライアンス対策にも利用できる情報セキュリティ基盤となるシステムの導入が必要であるとの結論に達しました。


文書管理システムSFS お客様の声 導入効果


紙文書の保管スペースを削減
知財共有で技能継承と業務効率向上
情報消失、漏洩リスク削減


SFSの導入により、大量の紙文書を電子化し書類保管スペース/コストの大幅な削減を図ることができました。 またQRコードとOCRを利用することにより、スキャンするだけで検索に必要な情報が文書イメージとともに登録されるので、膨大な紙文書の電子化を高速に行うことができました。 

「OCRした結果を全文検索できることで文書の検索性が非常に向上しました。」とシステム管理室の立亀室長は語ります。知財の共有化により技能継承とともに業務効率がアップし、年間約7000時間の工数が削減できました。

また、フラッシュコピーによる高速バックアップ、情報へのアクセス制限機能、証跡管理機能等は、システム管理部門の運用負荷を増やすことなく、情報消失や情報漏洩などのリスク対策に効果を上げています。


日本高周波グループ  文書管理システムSFS導入効果


【サービス】 TMI総合法律事務所様 TMI創業法律事務所様 文書管理システム導入について 詳細はこちら 導入事例はこちら

  現行文書管理システムからの移行に成功し、さらに24時間365日運用を実現しました

 

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